Kuidas koostada arvet ja saata see kliendile PDF-ina
- Ettevõtte rekvisiidid on täidetud (nimi, registrikood, aadress, KMKR-number)
- Arve mall on seadistatud — numeratsioon, maksetähtaeg, logo
- Pangakonto on lisatud makseviisiks, et see trükitaks arvele
Enne alustamist
Kui rekvisiidid või makseviis puuduvad, näitab arve vorm hoiatust ja viib kohe õigesse seadesse. Tooteid ja teenuseid ei pea eelnevalt looma — rea saab kirjutada ka käsitsi, aga kataloogist valides täituvad hind ja käibemaks ise.
Sammud
Ava uue arve vorm
Vali vasakmenüüst Arved ja vajuta paremal üleval Koosta arve. Sama nupp on ka arvete ülevaate lehel.
Vali arve saaja
Kliki kaardil Arve saaja. Otsi olemasolevat klienti nime järgi või lisa uus — Eesti ettevõtte puhul piisab nimest või registrikoodist, ülejäänud rekvisiidid (registrikood, KMKR, aadress) täidab X7 äriregistrist.
Nõuanne
Kui kliendil on e-posti aadress kirjas, läheb see saatmise paneeli automaatselt. Lisa see kohe — siis ei pea seda igal arvel uuesti trükkima.
Kontrolli arve andmed
Arve tüüp, number, kuupäev ja maksetähtaeg täituvad seadetest. Vajadusel muuda maksetähtaega või vali arve keel — PDF trükitakse selles keeles, mida klient loeb.
Lisa read
Vajuta Lisa rida ja hakka kirjutama toote või teenuse nime — X7 pakub kataloogist vasteid koos hinna ja laoseisuga. Määra kogus; summa, käibemaks ja marginaal uuenevad kohe.
Vali makseviis
Parempoolsel paneelil vali pangakonto, mis trükitakse arvele. Kui kontosid pole, viib nupp Lisa makseviis ettevõtte seadetesse.
Vaata PDF üle
Eelvaade näitab arvet täpselt sellisena, nagu klient selle saab. Kui tahad saata hiljem, vajuta Salvesta mustand — arve jääb nimekirja mustandina.
Saada arve
Vajuta Saada arve. X7 salvestab arve, koostab PDF-i ja avab saatmise paneeli: saaja e-post, teema ja kirja tekst on täidetud, PDF on manuses. Kui klient võtab vastu e-arveid, on siin ka nupp Saada e-arvena. Vajuta Saada.
Jälgi laekumist
Nimekirjas on arve staatus Saadetud. Kui raha laekub, märgi arve makstuks käsitsi või lase X7-l see pangaväljavõtte sobitusel ise ära teha.
Ava X7-s: arvete nimekiriLevinud probleemid
PDF-il puudub logo. Logo laetakse ettevõtte seadetes; pärast lisamist genereeritakse PDF uuesti eelvaate avamisel.
Kiri jõudis rämpsposti. Vaikimisi läheb kiri X7 serverist sinu nimel. Et kiri läheks sinu enda domeenilt, seadista e-posti saatmine (SMTP või SPF/DKIM) menüüs Seaded → E-post.
Nupp „Saada e-arvena“ on hall. Kliendil ei ole e-arvete vastuvõtt äriregistris aktiveeritud või tema registrikood on arvel puudu. Saada PDF ja palu kliendil aktiveerida e-arvete vastuvõtt.
Korduma kippuvad küsimused
Kas arvet saab saata ilma PDF-ita, e-arvena?
Jah. Kui klient võtab e-arveid vastu, on saatmise paneelis nupp „Saada e-arvena“ — arve läheb otse kliendi raamatupidamisprogrammi. PDF-i saab sinna lisaks kaasa panna.
Kas arve number tekib ise?
Jah. Number võetakse arve seadete numeratsioonist (prefiks + järjekorranumber). Vajadusel saab selle enne saatmist käsitsi üle kirjutada.
Kuidas arvet hiljem muuta?
Ava arve nimekirjast ja vajuta „Muuda“. Saadetud arve muutmisel tasub kliendile saata uus versioon või koostada kreeditarve — vaata juhendit kreeditarve kohta.
Seotud juhendid
Esimene kuu tasuta. Ilma kontota: proovi tasuta arvegeneraatorit.